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外国人の採用時に知っておくべき注意点【基礎知識編その1】

2022年10月10日 公開

IT Jobs in Japan 代表の村元です。今回は外国人採用時に知っておくべき注意点についてお伝えさせていただきます。

まずはじめに知っておきたいこと

外国人の採用を行う場合、その人材が海外にいるか、日本国内にいるかで、ビザ取得などの手続き方法が異なります。それぞれの場合で、基本的な採用までの流れについて説明をさせていただきます。

海外にいる外国人を採用するには

海外にいる外国人を採用するには、新たに在留資格(就労ビザ)の取得申請が必要です。大まかな流れとしては、外国人が卒業した学校の卒業証明書や職務経歴書の確認が必須になります。理由は、日本が発行する就労ビザにはそれぞれ取得要件があり、学歴・職歴などの条件を満たす必要があり、それを証明する為のものになるからです。

次にビザの取得申請を行うのは、採用する外国人への内定を出した後からになります。雇用条件を明示した雇用契約書類を作成し、雇用条件に合意を得てからビザの申請を開始しましょう。※雇用契約書は、ビザの申請手続きに必要な書類になります。

ビザの申請手続き

外国人を正社員として雇用するための就労ビザの申請には、以下の書類が必要となります。

・パスポート
・査証申請書
・日本語能力を証明する書類
・学校の卒業証明書、学業の成績証明書
・職歴に関する証明書
・本人の履歴書
・資格の合格証(申請する就労ビザに関わるもの)
・会社の規模・経営状況などを証明する書類
・雇用契約書
・就労ビザに掲載する写真 等
※上記以外に外国人本人の国籍や素行、会社によっては、申請の手続きのプロセスで追加で必要な書類が出てくることもあります。

ビザの申請手続きが完了してビザが発行されると、外国人の雇用の開始ができるようになります。来日して居住地が決まったら、住所を管轄する市区町村役場で外国人本人が住民登録を行います。

また、雇用主側には「外国人雇用状況の届出」を提出する義務があります。届出を怠ったり、虚偽の届出を行った場合には、30万円以下の罰金の対象となってしまうため、必ず提出が必要です。ほか、外国人に発行される就労ビザは、1年・3年・5年の期限付きです。期限切れのビザは無効となり、不法就労になってしまうので、外国人を継続雇用したい場合には適切に更新手続きを行わなければいけませんので注意が必要です。

日本国内にいる外国人を採用するには

まず外国人本人にパスポートや在留カードを提出してもらい、その内容(有効期限など)を確認しましょう。「永住者」「永住者の配偶者等」「定住者」「日本人の配偶者等」いずれかの在留資格を持っている場合、概ね大方の職種で働くことができます。一方でそれ以外の在留資格の場合、学歴や職歴、学校での専攻内容などが、募集職種に必要なビザの条件に合致していないと働くことができません。留学生の場合は、卒業見込みまたは卒業証明書の提出が必要です。

在留資格の確認

外国人に発行される在留資格は、それぞれの就労資格の有無や、就ける職種の制限が定められているため、在留資格の種類を確認することが必要です。採用する外国人人材を決定する前に、自社で募集している職種に必要な就労ビザと、その取得要件について確認しておきましょう。特に採用したい人材が、職種にあった就労ビザを持っているか、または取得要件を満たしているかを必ず確認しましょう。

もし、在留資格(就労ビザ)に変更が必要な場合、「在留資格変更許可申請」を行います。
在留資格変更許可申請の流れは、以下の通りです。

・出入国在留管理局の窓口で申請
・出入国在留管理局による審査
(審査を通過した場合)在留資格変更許可通知が届く
・在留カードなどの変更
この申請には、必要な書類が多数ありますので、事前に出入国在留管理局等に確認をしておくことが良いでしょう。

まとめ

以上、説明してきたように外国人の採用には日本人の採用とは異なり、法的に必要な手続きが多数あります。特に特にビザの手続きについてはミスがあると罰則の対象となるため、注意する必要があります。公的機関でサポートを行ってくれることもあるため、より詳しく知りたい方は相談をしてみてはいかがでしょうか。
参考:東京外国人雇用サービスセンター
https://jsite.mhlw.go.jp/tokyo-foreigner/kigyou.html

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